Politique de confidentialité

Notre engagement envers vous

Chez Little Mouths, voici notre engagement envers vous et votre enfant:

Consentement préalable: nous ne collecterons ni ne divulguerons jamais aucune information personnelle vous concernant ou concernant votre enfant sans avoir obtenu le consentement du représentant légal de l'enfant. En tant que parents et tuteurs légaux, vous agissez en tant que représentants légaux de vos enfants en ce qui concerne leurs informations médicales.

Transparence: toutes les informations recueillies proviennent de sources telles que les parents/tuteurs légaux/décideurs suppléants, les anciens prestataires de soins de santé (si le consentement explicite est donné par les décideurs suppléants), les rapports médicaux partagés et les informations recueillies au cours du processus d'évaluation et de traitement de votre enfant. Little Mouths s'efforce d'être transparent dans la manière dont nous gérons et stockons vos informations personnelles et celles de votre enfant.

Quantité minimale requise: Nous recueillerons le moins d'informations possible afin de vous fournir, à vous et à votre enfant, des services de qualité et de respecter les normes établies par l'Ordre des audiologistes et orthophonistes de l'Ontario. Little Mouths ne recueillera, n'utilisera ni ne divulguera aucune information médicale personnelle si les informations déjà en sa possession sont suffisantes pour fournir les services à votre enfant.

Minimisation des données: Little Mouths examinera activement toutes les données afin de s'assurer qu'elles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Consultez la section sur le stockage des données pour obtenir des informations supplémentaires sur l'endroit où vos informations sont stockées et pendant combien de temps.

Responsabilité: Little Mouths assume l'entière responsabilité de la protection des informations médicales protégées dont elle a la garde et veille à ce que tous ses agents (personnel ou sous-traitants) respectent également ces règles.

Gestion proactive des risques: Little Mouths s'efforcera d'identifier et d'atténuer les risques liés à la confidentialité et à la sécurité avant qu'ils ne surviennent, par exemple en réalisant des évaluations d'impact sur la confidentialité lors du lancement d'un nouveau service ou d'une nouvelle technologie.

Droits individuels: Little Mouths respectera vos droits d'accès à vos dossiers, de demande de corrections (voir les droits d'accès et de correction ci-dessous) et d'être informé en cas de violation de la confidentialité.

Nous promettons également ce qui suit:

Formation du personnel: Little Mouths veille à ce que tous ses employés suivent régulièrement des formations sur la confidentialité. Le personnel devra signer chaque année des accords de confidentialité attestant de son engagement à respecter ces règles de confidentialité.

Mesures de sécurité physiques: Tous les documents papier sont conservés dans un classeur verrouillé et ne sont sortis qu'en cas de besoin. Le classeur verrouillé est situé dans une zone peu fréquentée et seul le personnel a accès aux clés du classeur.

Mesures de sécurité numériques: notre site Web utilise le cryptage HTTPS, ce qui signifie que les informations sont brouillées lorsqu'elles transitent de votre navigateur vers notre serveur. Les données stockées dans Google Workspace sont cryptées « au repos ». L'accès à vos données est limité à Andrée-Anne Morrissey (thérapeute/propriétaire de Little Mouths) via une authentification à deux facteurs (2FA). Nous ne partageons ces fichiers avec aucun tiers non autorisé. Quant à Jane, la responsable de la protection de la confidentialité chez Little Mouths, Andrée-Anne Morrissey, elle tient à jour et examine régulièrement les journaux d'accès au système afin de détecter tout accès non autorisé aux fichiers.

Protocole en cas de violation: Dans le cas improbable d'une violation de la confidentialité (par exemple, perte, vol ou accès non autorisé), une procédure est mise en place pour s'assurer que toutes les personnes concernées soient informées. Le responsable de la confidentialité vous informera dès que possible en cas de violation.

Quelles informations recueillons-nous?

Les informations médicales personnelles comprennent vos informations démographiques telles que : nom, adresse, numéro de téléphone et famille ; informations passées, présentes ou futures concernant votre santé ou votre état physique ou mental ; et informations concernant les services qui vous ont été fournis, y compris les informations de
paiement, si certaines de ces informations peuvent être utilisées pour vous identifier.

Utilisation des renseignements personnels sur la santé

Nous utilisons vos informations médicales personnelles pour les raisons suivantes:

1. Pour fournir des traitements aux enfants et à leurs familles
2. Pour recueillir les paiements liés aux évaluations et aux traitements
3. Pour réaliser des évaluations des risques
4. Pour mener des activités d'amélioration de la qualité, telles que l'envoi d'enquêtes de satisfaction
5. Pour éduquer les étudiants
6. Pour assurer la qualité et l'analyse des données
7. Pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires

Stockage des informations

Les demandes initiales (lors de la prise de rendez-vous pour une consultation) sont temporairement stockées dans un fichier Google Sheet crypté. Nous utilisons un compte Google Workspace Business, qui comprend un accord de partenariat commercial (BAA) et une sécurité de niveau entreprise afin de répondre aux exigences de la loi PHIPA de l'Ontario. Une fois que vous devenez client, vos dossiers sont transférés vers Jane, notre principale plateforme de gestion de cabinet. Jane est une plateforme conforme à la PHIPA dont les données sont stockées sur des serveurs canadiens sécurisés. Voici la politique de confidentialité et les conditions générales de Jane, que Little Mouths s'est engagé à respecter afin de garantir la sécurité de vos informations. Si vous avez d'autres questions sur la manière dont Jane stocke vos informations, vous trouverez peut-être la réponse sur la page « Protection des données des patients » de Jane.

Les informations stockées dans Google Workspace, enregistrées lorsqu'un client demande une consultation gratuite, sont supprimées après 6 mois si aucun service n'est mis en place. Si vous devenez client, vos données sont transférées à Jane et l'enregistrement temporaire dans Google Sheets est supprimé. Une fois les informations enregistrées dans Jane, Little Mouths doit se conformer au Règlement de l’Ordre sur l’inscription (2015) établi par l'Ordre des audiologistes et orthophonistes de l'Ontario. Les informations, y compris les informations médicales protégées et les informations financières (par exemple, les factures, les reçus), doivent être conservées pendant 10 ans après le 18e anniversaire du client ou 10 ans après la dernière date de prestation de services, la date la plus tardive étant retenue.

Droit d'accès et droit de correction

En tant que soignant légal, vous disposez de deux droits : le droit d'accès et le droit de correction.

Droit d'accès: vous pouvez à tout moment demander à consulter les données enregistrées dans le dossier de votre enfant. Le droit d'accès est soumis à certaines exceptions (par exemple, si l'accès entraînait un risque de préjudice physique grave pour la personne concernée ou pour une autre personne). Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours. Si la réponse à cette demande d'informations interfère avec les activités quotidiennes du clinicien/de l'organisation et ne peut être fournie dans un délai de 30 jours, le prestataire de soins de santé peut être amené à prolonger le délai de 30 jours supplémentaires ; toutefois, le prestataire de soins de santé doit fournir à la famille un document précisant la durée de la prolongation et la raison de celle-ci.

Droit de correction: Si vous pensez qu'il y a une erreur dans le dossier de l'enfant, vous pouvez demander qu'une correction soit apportée. La PHIPA précise que le clinicien peut ne pas toujours être d'accord avec une correction demandée. Si le clinicien refuse une correction, le parent a le droit de joindre une «déclaration de désaccord » au dossier.

Droit de refuser ou de retirer son consentement

En tant que décideur suppléant de votre enfant, vous avez le droit de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements médicaux de votre enfant (sous réserve des exceptions légales, voir ci-dessous). Pour toute question concernant nos pratiques en matière de confidentialité ou pour retirer votre consentement, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité désigné:

Nom: Andrée-Anne Morrissey
Courriel: andree-anne@littlemouthsspeech.ca

Vous pouvez retirer votre consentement pour les communications par courrier électronique tout en continuant à consentir à d'autres formes de contact (par exemple, par téléphone), vous pouvez retirer votre consentement au partage d'informations avec des parties spécifiques, ou vous pouvez retirer votre consentement à l'évaluation et/ou au traitement de votre enfant. Dès réception de votre demande, nous cesserons d'utiliser ou de partager vos informations conformément à vos instructions. Veuillez noter que le
retrait du consentement n'est pas rétroactif ; il ne s'applique pas aux informations qui ont déjà été utilisées ou divulguées (par exemple, si une consultation a déjà eu lieu).

Cas dans lesquels les renseignements médicaux protégés peuvent être communiqués sans consentement explicite

Dans certaines circonstances, Little Mouths peut être légalement tenu de divulguer vos renseignements médicaux protégés sans votre consentement ou votre autorisation. Les lois provinciales et fédérales sur la protection de la confidentialité autorisent ou exigent une telle utilisation ou divulgation, indépendamment de votre consentement ou de votre autorisation, dans certaines situations, notamment, mais sans s'y limiter:

Inspections réglementaires: En tant que professionnel de la santé, Little Mouths peut être légalement tenu d'autoriser l'Ordre des audiologistes et orthophonistes de l'Ontario (OAOO) ou d'autres organismes de réglementation à inspecter ses dossiers.

Obligation de signalement: Little Mouths peut avoir l'obligation légale de signaler certaines informations, telles que les cas de faute professionnelle, les violations de la loi ou les questions importantes pour la santé publique, à un Médecin-chef de la santé publique. De plus, conformément à la Loi de 2017 sur les services à l'enfance, à la jeunesse et à la famille, j'ai le devoir de signaler tout cas présumé de maltraitance ou de négligence envers un enfant de moins de 16 ans à une société d'aide à l'enfance ou à la police locale.

Urgences: si vous êtes incapable de donner votre consentement et avez besoin d'un traitement d'urgence, j'utiliserai et divulguerai vos informations médicales protégées afin de m'assurer que vous receviez les soins nécessaires. Je m'efforcerai d'obtenir votre consentement dès que possible après votre traitement.

Menaces graves pour la santé ou la sécurité: je peux divulguer vos informations médicales protégées afin de prévenir ou d'atténuer une menace grave et imminente pour la santé ou la sécurité d'une personne ou du public.

Procédures judiciaires: Little Mouths peut ne pas être en mesure de retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation des informations relatives à ses clients dans certaines circonstances juridiques. Little Mouths ne divulguera les informations médicales protégées de ses clients que dans le cadre d'une procédure judiciaire ou administrative, en réponse à une ordonnance du tribunal exigeant expressément cette divulgation, ou conformément à une obligation légale spécifique m'y contraignant.

Responsable de la protection de la confidentialité et dépôt d'une plainte

Je m'appelle Andrée-Anne Morrissey et je suis la responsable de la protection de la confidentialité chez Little Mouths. Je veille à ce que Little Mouths respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) de l'Ontario afin de garantir la sécurité de vos informations. Les renseignements personnels sur la santé (RPS) de votre enfant ainsi que les renseignements financiers (facturation/paiement) sont également traités dans le cadre de ces mêmes mesures de protection de la confidentialité. Toute demande d'accès ou de correction doit m'être adressée. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la manière dont les renseignements personnels de votre enfant sont conservés, vous pouvez contacter Andrée-Anne Morrissey à l'adresse andree-anne@littlemouthsspeech.ca.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à une préoccupation relative à la confidentialité ou à une demande d'accès/de correction, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario. Vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario en visitant son site Web à l'adresse www.ipc.on.ca et en remplissant le formulaire approprié. Vous pouvez également envoyer le formulaire approprié par courriel à complaints@ipc.on.ca ou IPCComplaints@ipc.on.ca. Vous pouvez également joindre le CIPVP par téléphone au 416-326-3333 ou sans frais au 1-800-387-0073. Enfin, vous pouvez leur envoyer un courrier à l'adresse suivante:

Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario, à l'attention du registraire
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto, Ontario
M4W 1A8